Hoe beperk je de duur van de vergadering?
Spreek met de anderen in de vergadering spreektijden af. Iedereen mag bijvoorbeeld maximaal drie minuten spreken over een voorstel. Een niet oneindige spreektijd dwingt jouw collega’s om zich te beperken tot de essentie van hun verhaal. Echte vergadetijgers zullen het niet leuk vinden, de rest zal je dankbaar zijn!
Laat de voorzitter van de vergadering de tijd bijhouden en op vaste momenten een indicatie van de resterende tijd geven. In professionele vergaderzalen wordt dat soms gedaan met een stoplicht (oranje is bijna door de tijd heen, rood is stoppen met praten). Maar in een kleinere vergadering kan je dit doen door als voorzitter een 1 te gebaren naar de spreker op het moment dat hij nog maar 1 minuut spreektijd heeft. Zo heeft hij de kans om zijn verhaal goed af te ronden.
Waarom werkt het?
Niet alleen wordt zo de tijd efficiënt gebruikt, maar de beslissingen worden beter. Naar mate een vergadering langer duurt voeren randzaken en details de boventoon. De zaken waar het écht om draait worden vergeten en het het uitstellen van het besluit is te gemakkelijk.
Jouw vergaderingen verdienen beter!
Elke week stuurt Debatrix een overtuigtip waarmee jij je arsenaal aan overtuigingstrategiën kan vergroten. Meld je hier aan om ze elke woensdagmiddag per e-mail te ontvangen!
Deze overtuigtip verscheen eerder hier.
Victor!
Ik vergader nu al bijna 40 jaar heel veel en op grond daarvan denk ik dat jouw suggestie niet zo praktisch is (te schools).
Veel meer zoden aan de dijk zet:
- een voorzitter die de instemming van de groep weet te krijgen bij het als doel stellen van een eindtijd / duur;
- een voorzitter die bij een bespreking overtuigend een aantal punten selecteert waarover de discussie zou moeten gaan en daarop focust.
Met vriendelijke groet,
Steven
Bedankt, waardevolle inzichten!
Wellicht werkt deze tip juist wel heel goed bij specifieke vergaderingen waar een achterban aanwezig is. In gemeenteraden (en wat dat betreft andere plaatsen waar politiek debat wordt gevoerd) voelen de deelnemers een sterke prikkel om zo lang mogelijk aan het woord te zijn. Aan het woord zijn voelt als het hebben van controle over het debat en het stelt je in staat om dingen te roepen die je achterban graag hoort. Een algemene eindttijd afspreken helpt dan niet. Spreektijden in dat geval wel.