Dat is precies het signaal dat je niet wilt geven. Jij geeft de presentatie, niet het scherm achter je. En de eerste twee minuten bepalen waar mensen de rest van de presentatie vooral naar zullen kijken: naar jou of het scherm.

Hoe dan wel?

Schrap die agenda-slide! Laat de eerste twee minuten van je presentatie dezelfde slide in beeld staan. Maak een goede openingsslide die rustig oogt, aantrekkelijk is vormgegeven en het onderwerp van de presentatie vermeldt.

Zorg ervoor dat mensen vanaf de eerste minuut vooral naar jou kijken. Trek de aandacht van je publiek en vertel vervolgens wat de mensen in het publiek aan jouw presentatie hebben. Verdeel je presentatie in twee of drie delen  – meer agendapunten onthoudt je publiek toch niet. Kondig deze delen kort aan terwijl je in contact staat  met je publiek.

Het lijkt een kleine aanpassing, maar geloof ons: het effect is groot!

P.S. Wil je samen met een expert eens kritisch kijken naar jouw (PowerPoint-)presentaties? Neem gerust contact op!

We kunnen als amateurdichters veel leren van professionele speechschrijvers. Hoe slagen zij er met eenvoudige annotatietechnieken in om zelfs de slechtste sprekers te laten excelleren?

Geef om te beginnen in de tekst aan welke woorden nadruk verdienen. Onderstreep woorden die lichte nadruk verdienen, schrijf woorden die met veel nadruk uitgesproken moeten worden gerust met HOOFDLETTERS. Schrijf je een gedicht voor een onbenul die jaarlijks de simpelste gedichten om zeep helpt, onderstreep dan gerust alle rijmwoorden.

Geef bovendien aan op welke plaatsen de spreker een pauze kan (of moet) laten vallen. De eenvoudigste manier is om op die plaats een aantal liggende streepjes (‘—’) in te voegen. Wanneer je het gedicht hardop voorleest, merk je vanzelf wat een logische plaats is voor een korte pauze. Zo is het leuk om de andere toehoorders te laten raden naar het rijmwoord aan het einde van de zin, zéker als je een verrassend alternatief hebt gevonden voor het meest voor de hand liggende rijmwoord. Zorg dan dat de voorlezer een pauze laat vallen, anders gaat de grap verloren.

Het benadrukken van woorden en toevoegen van strepen lijkt wellicht overdreven en oogt in eerste instantie misschien merkwaardig. Maar geloof ons: het zorgt voor een aanzienlijk betere voordracht. Jouw gedicht krijgt zo ritme en cadans.

Deze tip is gebaseerd op een uitgebreid artikel dat we in 2009 publiceerden in nrc.next. Het volledige artikel vind je hier.

Niet dus.

Wat ging er mis?

De inhoudelijk sterke boodschap vervloog op het immense podium waar de spreker, meer van de inhoud dan van de performance, zich geen raad mee wist.

Het herinnerde me aan een belangrijke theaterles: speel je groot, dan is de impact klein, speel je klein, dan is de impact heel groot, je raakt je publiek in het hart. Voor een presentatie is het niet anders. Weet je dat je als spreker meer ingetogen en van de inhoud bent, zorg dan dat je het podium kiest dat bij je past. Klein, ingetogen, zodat alle aandacht kan uitgaan naar jouw boodschap en je niet hoeft te concurreren met de omstandigheden.

Ben je een meer extraverte spreker, weet dan dat je belangrijkste boodschap meer binnenkomt bij je publiek als je hem ingetogen brengt. In toon, in expressie, in snelheid van spreken. Probeer het eens.

Heb je geen keuze qua podium? Kijk dan naar mogelijkheden om met de aankleding of belichting de sfeer te creëren die jou past. In het voorbeeld had onze klant de presentatie ook twee keer kunnen houden in de kleinere zaal; hetzelfde bereik en veel meer impact.

Dus: zorg dat je podium JOU ondersteunt bij het brengen van je boodschap.

Binnen enkele seconden kon Perry een streep zetten door zijn kansen op de Republikeinse nominatie — vooral omdat het zijn imago versterkte van slecht debater en politiek lichtgewicht. Dagenlang werd het stuntelige moment over de hele wereld herhaald.

En dat terwijl we allemaal fouten maken — óók op cruciale momenten. Of je nu een belangrijke toespraak geeft als leidinggevende of als raadslid debatteert tijdens de algemene beschouwingen. Je kunt niet alle fouten voorkomen. Maar deze fout is gelukkig eenvoudig te omzeilen.

Niet moeilijker dan nodig

Maak het jezelf onder druk niet moeilijker dan noodzakelijk: kondig géén lijstjes aan. Zodra je drie voorbeelden hebt aangekondigd, moet je ze ook brengen. Dat vergroot druk op jezelf en verkleint daardoor de kans dat je je de voorbeelden kunt herinneren. Geen wonder dat politici elkaar met een debattruc graag uitdagen om drie voorbeelden te noemen.

Wat je beter kunt doen met het voorbeeld van Rick Perry:

“Zodra ik president ben, schaf ik het ministerie van Handel af. Ik schaf het ministerie van Onderwijs af.”

Kun je niet op het derde ministerie komen, sluit dan af: “Want Amerika is beter af zonder deze ministeries.”
Of, als je geheugen goed werkt: “En ik schaf het ministerie van Energie af. Want Amerika is beter af zonder de ministeries van Handel, Onderwijs en Energie!”

Een drieslag werkt namelijk net zo effectief na afloop van de voorbeelden. Sterker nog: als claptrap — een formulering om applaus te krijgen — werkt de drieslag zelfs beter als afsluiting van je punt.

Iets wat je ook kan helpen — maar wat Perry niet mocht van de regels — is om deze voorbeelden op een kaartje te schrijven en bij je te houden. Alleen al de wetenschap dat je het kaartje er eventueel bij kan pakken, kan net de rust geven die je geheugen nodig heeft om het derde voorbeeld te produceren.

(Vergeet overigens niet dit spraakmakende campagnefilmpje van Perry te bekijken.)

Hoe krijg je wél de tijd?

Koop tijd bij je gesprekspartner(s) door eerst uit te leggen (a) dat je een andere opmerking gaat maken, vervolgens (b) waarom je deze opmerking gaat maken en (c) vraag ten slotte om toestemming om deze opmerking te maken.

“Laat ik eerst uitleggen waarom we voor deze prijsstructuur hebben gekozen. Dan is het is duidelijk waarom we een dergelijke korting kunnen bieden. Vervolgens ga ik in op je vraag over de rendabiliteit. Is dat goed?”

Wie doet dit goed?

Ruud Lubbers was, en is, een meester in het kopen van spreektijd. In zijn beantwoording aan het parlement maakte hij altijd helder te volgen structuuraanwijzingen om de eigen ruimte van zijn verhaal te maken. Met zinnen zoals “waar het hier om gaat” wist hij ruimte te scheppen voor zijn eigen verhaal.

Daar gaat het om bij het uitwerken van je standpunt: tijd moet je niet claimen, maar creëren!

Succes!

Elke week stuurt Debatrix een overtuigtip waarmee jij je arsenaal aan overtuigingstrategieën kan vergroten. Meld je hier aan om ze elke woensdagmiddag per e-mail te ontvangen!

We raden je sowieso aan om gebruik te maken van een draadloze ‘presenter’ (onze favoriet). Maar zelfs als je dat doet, dan is het verstandig om de belangrijkste sneltoetsen voor jouw software paraat te hebben. Zo kun je tijdens een presentatie flexibeler omgaan met je slides. Bijvoorbeeld als er een vraag komt uit het publiek en je het scherm even op zwart wil zetten. Of als je terug wil naar een vorige slide omdat je iets nogmaals moet uitleggen.

De belangrijkste sneltoetsen voor Microsoft PowerPoint:

• F5 – start presentatie
• Esc – stop presentatie
• Spatie – volgende slide
• Backspace – vorige slide
• Getal + enter – ga naar slide nummer
• z – maak het scherm zwart (nogmaals intoetsen om terug te keren naar de presentatie); let op: b bij een Engelstalige PowerPoint!
• w – maak het scherm wit (nogmaals intoetsen om terug te keren naar de presentatie)
• Home – naar de eerste slide
• End – naar de laatste slide

Op de website van Microsoft vind je nog meer sneltoetsen.

De belangrijkste sneltoetsen voor Keynote vind je hier (onder ‘Playing a slideshow’). Gebruik je Prezi? Dan vind je hier de belangrijkste sneltoetsen.

Door ook dit soort kleine maar belangrijke details onder controle te hebben, laat je een betere indruk achter bij je publiek!

Elke week stuurt Debatrix een overtuigtip waarmee jij je arsenaal aan overtuigingstrategiën kan vergroten. Meld je hier aan om ze elke woensdagmiddag per e-mail te ontvangen!

Probeer het eens anders. Ga terug naar hoe het begon, ooit in jouw hoofd. Naar het beeld dat je voor je zag, hoe de wereld eruit zou zien nadat je plan gerealiseerd is en beschrijf dát. In het grootst mogelijke detail. Zorg dat je publiek het voor zich ziet, in al zijn glorie.

Mensen zijn namelijk geen redeneermachines, geen optellers van voors en tegens. We kunnen het, maar het is onze verbeeldingskracht waarmee we doorbraken bereiken. Zo bereikten we de maan. Niet door te redeneren of het kon, maar doordat John F. Kennedy het domweg tot doel verhief. Daardoor verschoof het collectieve denken van ‘kan niet’ naar ‘hoe kan het wel?’. Waar een wil is is een weg. En zo niet, dan komt die er.

Voorstellingsvermogen

Door mensen mee te nemen naar jouw toekomstbeeld gaat hun voorstellingsvermogen meespelen en ervaren ze hoe het zou zijn. Als je beeld hen aanspreekt — en dat weet je van tevoren — dan willen zij ook dat het werkelijkheid wordt. Grote kans dat je ineens uit allerlei hoeken hulp aangeboden krijgt.

Stel het je maar eens voor. Je staat voor je publiek en begint te vertellen, over die droom die je hebt. Tot in detail vertel je hoe de wereld eruit gaat zien. Je publiek gaat met je mee. Ze zien de kleur, voelen het verschil, ruiken de geuren. Vraag ze dan zich voor te stellen welke mogelijkheden dit voor hen biedt… Laat een stilte vallen en zie de glimlachen op hun gezichten verschijnen.

Schrikbad

Nu is het moment voor de koude douche: “Wat jullie net zagen bestaat niet.”

Waarna je vervolgt: “Maar… als je het belangrijk vindt dat het werkelijkheid wordt, steun dan dit plan!”

Ik liet de deelnemers — van liberalen tot de Moslimbroederschap — zelf een toespraak schrijven en presenteren op basis van een eenvoudige structuur voor een inspirerende speech. Het is een eenvoudige structuur om slecht nieuws (in dit geval: de peilingen vallen voor veel partijen erg tegen) om te buigen naar een positief verhaal dat de aanwezigen een beter gevoel geeft over zichzelf en hun verkiezingscampagne.

De structuur is echter minstens zo bruikbaar voor een politicus of leidinggevende in Nederland die met een toespraak wil inspireren. Daarom hierbij ook als overtuigtip!

• Presenteer de feiten. Doe dit eerlijk en expliciet; draai er niet omheen. Mensen geloven niet in een leider wanneer ze twijfelen of deze zelf de feiten wel onder ogen durft te zien.
• We wisten dat het lastig zou zijn. Geen reden dus voor paniek.
• We hebben eerder grote tegenslagen overwonnen. Benoem de kwaliteiten die ertoe hebben geleid dat jullie er eerder bovenop zijn gekomen. Maak het zo concreet en persoonlijk mogelijk. (Maar speel niet zelf de held in jouw speech.)
• Ik weet dat we het opnieuw kunnen doen. Als leider spreek je je vertrouwen uit in de mensen die je toespreekt en het bereiken van het doel.
• Iedereen is nodig. Ik vraag jullie om… Geef aan wat de aanwezigen kunnen doen om jullie doel alsnog voor elkaar te krijgen. Wanneer mensen de zaal uit lopen zouden ze direct met iets aan de slag moeten kunnen gaan.

Dit is natuurlijk niet de enige wijze om een inspirerend verhaal te houden. Maar de structuur biedt een mooi handvat voor eenieder die binnenkort slecht nieuws moet presenteren en tóch een positieve sfeer wil behouden. Binnenkort kunnen we zien wat het effect is van inspirerende toespraken in Egypte. Als je zelf vragen hebt bij de voorbereiding van een inspirerende verhaal, neem dan gerust contact met ons op!

De training in Caïro gaf ik samen met campagnespecialisten Erik van Bruggen, Hans Anker en Barry Smit. Vrijdag staat in nrc.next en op onze website een uitgebreid verslag van onze bijzondere trip.

Presenteren als Steve Jobs

Dat de technieken van Steve Jobs ook door anderen kunnen worden toegepast, bleek vorige week tijdens de introductie van de iPhone 4S. Ondanks de afwezigheid van Jobs was het in elk opzicht een typische Apple-presentatie. Bij iedere nieuwe eigenschap van de iPhone stond de gebruikerservaring centraal. Of liever nog: de frustratie van gebruikers met apparaten zonder die eigenschap. Want hoe maak je nu tastbaar wat een gebruiker heeft aan een snellere camera? Nou ja, zo dus: “Weet je hoe moeilijk het is om een eekhoorn stil te laten zitten?”

Jobs was uniek in de wijze waarop hij de Apple-gebruiker centraal stelde bij ieder aspect van de presentatie. Wanneer hij vertelde over de ongelooflijke verkoopcijfers van Apple-producten, legde hij de nadruk niet op de organisatie maar op de trouwe klanten die de producten zo massaal hebben gekocht. Zo voelde je je ook als publiek bijzonder en gewaardeerd. En dat is ongelooflijk belangrijk als je iets wilt verkopen: de klant moet het jou ook gunnen dat je het product verkoopt.

Hij kwam sympathieker over door steeds vaker anderen uit te nodigen op het podium om een deel van zijn presentaties te verzorgen. Zo liet hij zien dat ieder product het resultaat is van een hecht team dat met plezier werkt aan Apple’s producten. Menig directeur zou daar een voorbeeld aan kunnen nemen: kondig tijdens je volgende presentatie eens vol trots een medewerker aan die iets moois heeft gemaakt, of laat een klant met bewondering vertellen hoe jouw product of dienst hem heeft geholpen.

Meer tips?
Vijf tips om te presenteren als Steve Jobs »

Spreken als Steve Jobs

We kunnen ook veel leren van de speeches van Steve Jobs. Niet zozeer van de voordracht — hij las wel erg van papier — maar wel van de opzet van zijn speeches.

“Stay Hungry. Stay Foolish.” Met die boodschap inspireerde Steve Jobs op 12 juni 2005 een grote groep afgestudeerden op de Stanford Universiteit. Omdat hij veel vertelt over zijn leven en de ziekte die hem uiteindelijk fataal werd.

Beelden van de indrukwekkende toespraak vind je hier:

Iedereen kan veel leren van de opening van de speech, de klassieke structuur en de stijlfiguren in de speech. Een uitstekende retorische analyse van de speech vind je op de blog SixMinutes. Tip: kijk eerst de beelden en lees daarna pas de analyse.

Hoe reageer je?

De PvdA-leider negeerde de vraag en zette op zijn beurt Wilders weg als een kleuter. Dat kan beter!

Tijdens onze trainingen leren we deelnemers een eenvoudig stappenplan om lastige vragen te beantwoorden. Parafraseer de vraag eerst in jouw eigen woorden, geef een kort en krachtig antwoord en breng de discussie vervolgens terug naar een voor jou belangrijk onderwerp (spin). Neem nooit zelf beladen termen in de mond: daarmee valideer je ze en geef je ze meer aandacht. Door te parafraseren dwing je jezelf bovendien om de vraag rustig, zakelijk en inhoudelijk te beantwoorden in plaats van je af te laten leiden door de vorm.

Methodiek in actie

Hoe ziet het antwoord van Cohen eruit volgens deze methodiek?

Bijvoorbeeld zo:

“Voorzitter, de heer Wilders vraagt mij of we ons enkel beperken tot oppositievoeren of ook dingen gedáán willen krijgen.” (parafrase)
“De Partij van de Arbeid steunt maatregelen wanneer we vinden dat deze aansluiten bij ons verkiezingsprogramma en goed zijn voor het land. En waar het kabinet plannen presenteert die desastreus zijn voor onze samenleving, zullen we die binnen en buiten de Kamer bestrijden.” (antwoord)
“We zijn een waakhond: we houden het kabinet streng in de gaten en komen op voor de zwakkeren in de samenleving, een eerlijke verdeling van de lasten en werkgelegenheid voor alle lagen van de bevolking. Mét of zonder dit kabinet.” (spin)

Deze tip is gebaseerd op een groter artikel dat we gisteren publiceerden in nrc.next. Vanochtend stonden we opnieuw in de krant: nu met een analyse van Apple’s iPhone-presentatie. Tip: is een workshop ‘Presenteren als Steve Jobs’ iets voor jouw organisatie?